A importância da gestão de tempo para o aumento da produtividade

Por: Redação Otimiza Benefícios

 

O tempo é um fator extremamente relevante dentro das organizações, isso porque, nos dias de hoje, as informações são transmitidas de uma maneira muito rápida o que exige dos profissionais habilidade e agilidade na execução de suas atividades.

Neste contexto, a gestão de tempo é uma estratégia que vem se destacando, já que busca auxiliar esses profissionais na conquista da eficiência e produtividade dentro das organizações.

Nesse sentido, é possível colocar em prática diversas estratégias de gestão de tempo que permitem aproveitar o expediente de forma mais acertada, garantindo a melhora no desempenho pessoal e o aumento da produtividade como um todo.

Com a mudança no mercado e a ascensão da tecnologia, a gestão de tempo se tornou um dos principais desafios dos gestores.

Em razão da rapidez no compartilhamento de informações, algumas tarefas passaram a ter um grau de urgência que até então não existia.

Por isso, se tornou necessário e urgente que os profissionais estejam habilitados para gerir o tempo disponível com eficiência, sabendo definir prioridades, planejando suas tarefas, organizando sua agenda com inteligência e desenvolvendo outras habilidades.

 

Veja o que pode estar fazendo você perder seu tempo:

Desorganização: como está o seu local de trabalho? Ele é funcional e permite que você encontre tudo o que precisa facilmente?;

Procrastinação: O quanto você adia suas ações? Este é algo comum, porém torna-se um problema quando impede o funcionamento normal de suas ações;

Incapacidade de dizer não: Dizer sim para tudo pode gerar atividades em excesso e lhe deixar sobrecarregado. A sobrecarga de trabalho gera maior cansaço e por consequência, menor produtividade;

Ladrões de tempo: quanto tempo você passa olhando e-mails, mensagens instantâneas e redes sociais? Hoje em dia, é muito fácil se distrair e passar horas fazendo isso.

 

Consequência da má gestão de tempo na vida profissional

 

A má gestão de tempo traz inúmeras consequências negativas para a carreira de um profissional, tais como:

 

– Perda de prazos;

– Projetos inacabados;

– Queda da produtividade;

– Incapacidade de definir as prioridades;

– Aumento das horas extras;

– Ter que levar trabalho para casa e/ou perder o final de semana;

– Perda da credibilidade;

– Problemas de relacionamento com os outros integrantes da equipe;

– Queda no número de clientes;

– Reuniões improdutivas;

– Demissão;

– Falência.

 

 

Acompanhe essas 13 estratégias para melhor gestão de tempo e aumento da produtividade

 

1. Planeje

Crie planos com metas diárias, semanais, mensais e anuais.

A maioria das pessoas fala de seus sonhos e objetivos na vida. Então, escrever um plano, colocar sonhos no papel e definir quais ações devem ser realizadas para alcançá-los.

 

2. Estabeleça prazos

A definição do tempo para a execução de uma tarefa torna o objetivo mais concreto e palpável.

É evidente que devemos ter consciência da viabilidade do prazo proposto e que esse critério deve ser flexível o suficiente para não se tornar desmotivador.

Por outro lado, o estabelecimento de uma data limite complementa o pensamento iniciado com o planejamento.

 

3. Use calendários e organizadores

As tecnologias disponíveis por meio de aplicativos ou outros recursos eletrônicos facilitam a execução daquilo que foi previsto para a rotina.

Essa organização é essencial para registro e resgate dos registros, dados e informações necessários para cumprir com o planejamento.

 

4. Conheça seus limites

Os limites físicos, financeiros e de recursos (incluindo o tempo, é claro) devem ser conhecidos para estabelecer metas e objetivos.

O enquadramento dentro dessa moldura tem a principal função de evitar o sentimento de frustração caso uma meta não seja atendida.

 

5. Aprenda a dizer “não”

É importante, tanto para a vida profissional como para a pessoal, ter a consciência da necessidade de ser claro no comprometimento do tempo.

Os conflitos de agendas devem ser negociados com foco nos objetivos de cada pessoa.

Se a demanda o afastar do caminho das metas, a franqueza no momento da negação protege os dois lados.

 

6. Estabeleça o tempo necessário para cada atividade

O tempo para a execução de cada tarefa necessita, ao menos, de uma definição prévia aproximada.

Essa é uma atitude que traz, entre outros, dois benefícios muito claros.

O primeiro é permitir a melhor organização da agenda.

Já o segundo se percebe quando o trabalho envolve outras pessoas, pois a comunicação do tempo necessário auxilia na coordenação dos esforços de todas elas.

 

7. Tenha foco

É fundamental, durante a execução da tarefa, seja qual for, estar presente de corpo e mente.

 

8. Bloqueie as distrações

Os alertas de e-mail e WhatsApp são potenciais redutores de desempenho.

Exceto se você trabalhar diretamente com o atendimento ao cliente, estabeleça horários para checar as mensagens.

 

9. Seja objetivo

A objetividade é necessária em dois aspectos distintos, mas coligados: a execução e a comunicação.

Em grande parte das tarefas, o menor consumo de tempo e outros recursos pode atender ao objetivo do requisitante. Porém, o detalhamento excessivo e acima da expectativa reduz a produtividade.

Um segundo ponto é que muitas pessoas sentem a necessidade de fundamentar a mensagem em fatores que não agregam conhecimento para o receptor.

 

10. Priorize

Diversos autores propõem formas e critérios de priorização diferentes. Entre eles, o prazo para entrega, o alinhamento com a estratégia ou o grau de dificuldade na execução.

O critério a ser adotado pode variar, mas a estratégia deve estar alinhada aos objetivos de cada um.

 

11. Delegue

A centralização das atividades por parte de gestores, especialmente, limita o desempenho de todo o time.

Quando ele confia na equipe e delega tarefas, o processo tende a ter maior fluidez, liberando o seu tempo para atividades que demandem maior conhecimento e autoridade.

 

12. Registre os resultados alcançados

Temos uma tendência de dedicar mais atenção para a análise de falhas do que para o entendimento do que leva ao sucesso.

Entretanto, reproduzir os bons resultados alcançados depende também da compreensão dos acertos.

 

13. Separe tempo para os imprevistos

Por fim, estabelecer espaços na rotina para absorver as atividades não planejadas é de suma importância.

Por mais detalhado que esteja o plano, não há como eliminar a ocorrência de imprevistos.

Ao propor intervalos de tempo livre no meio da rotina, é possível preenchê-los com outras tarefas sem comprometer o que há de mais importante no planejamento.

 

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