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Em 2023 a Otimiza Benefícios foi Co-investida através de Programa de Aceleração do Maior Escritório Jurídico do Brasil, o Pinheiro Neto Advogados
Entre os diversos benefícios que as empresas fornecem aos seus colaboradores, o vale-transporte talvez seja o principal deles. Até pelo seu alto custo e por ser uma contrapartida prevista em lei, trata-se de algo intrínseco à contratação de pessoas por pessoas físicas ou jurídicas e que precisa ser administrado da melhor forma possível — é aí que entra a Gestão Inteligente de Vale-transporte.
Neste artigo, mostramos tudo o que sua empresa precisa para fazer uma Gestão Inteligente de Vale-transporte de maneira bem-sucedida. Confira!
Essa é uma tarefa que cabe ao Recursos Humanos em médias e grandes empresas e pelos donos das empresa pequenas. Ela gira em torno de encontrar formas de melhorar a administração e o gestão da compra e distribuição do benefício de vale transporte e há várias estratégias que podem ser empregadas para torná-la mais eficiente.
O gerenciamento nessa área diz respeito a todo o processo de identificação, definição, planejamento, e medição de quaisquer benefícios aos colaboradores de uma empresa. Entre eles, alguns são de caráter obrigatório, regulamentados pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) como é o vale-transporte. Veja outros:
A Mini Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/2017) gerou grande impacto no mercado de trabalho brasileiro, inclusive nos benefícios corporativos. A lei alterou diversos pontos da CLT, flexibilizando algumas regras e criando novas opções para empresas e trabalhadores.
Benefícios Tradicionais
Outras Mudanças
Impactos da Mini Reforma
Recomendações
Links Úteis
Observação:
Porém, algumas empresas optam por disponibilizar outras vantagens como forma de melhorar a qualidade de vida de seus empregados e buscar diferenciação em relação às concorrentes. Podemos citar subsídios para academia, cursos de inglês e planos de saúde extensivos aos dependentes. O nosso cartão de Multibenefiícios Flexíveis suporta todos esses auxílios e benefícios legais.
Nesse sentido, as empresas clientes da Otimiza buscam se tornar mais competitivas em termos de renda total e, assim, atrair, reter e engajar talentos.
Quanto maior o quadro de colaboradores da empresa, maior é a dificuldade de gerenciar todo o processo. São valores que, apesar recorrentes, alteram devido a diversos fatores como:
Desse modo, é fundamental que os profissionais de gestão de pessoas estejam atentos a esse gerenciamento, para que tudo aconteça conforme o esperado.
A Gestão Inteligente é capaz de impactar os custos mensais do deslocamento diário dos colaboradores.
Provavelmente, você já vivenciou diversas dificuldades para fazer o gerenciamento do vale-transporte na sua empresa, pois se trata de um processo bastante operacional e que esta sujeito a inúmeros erros.
São valores de uso diário diferentes, dias de trabalho totais diferentes. São colaboradores novos, demissões, descontos por períodos de férias etc.
Esse cenário fica ainda mais complexo no caso de a empresa possuir inúmeros locais de trabalho sobretudo em cidades distintas. São inúmeras operadoras de vale transporte, com sistemas diferentes, suportes diferentes, regras, canais de atendimento, formas de pagamentos.
Vale ressaltar que a utilização do vale-transporte deve ser feita apenas com a finalidade do deslocamento para a empresa. Também é vedado que o funcionário repasse o benefício a um terceiro ou o venda em caso de sobras.
Nesse sentido, estabelecer um controle rígido e automatizado de todo a gestão é algo que sua empresa deve avaliar. Veja o caso de um empregado que não utilizou todo o saldo disponibilizado a ele. Se você fizer a recarga automática, a empresa perde dinheiro, uma vez que sua obrigação seria apenas a de completar o saldo para o próximo período.
Em virtude de todas essas questões, contar com um sistema para fazer a gestão inteligente de vale-transporte se torna viável. Esse tipo de solução permite uma série de vantagens, como a recuperação e reaproveitamento de saldos de vale-transporte não utilizados e seu aproveitamento.
Há, também, como fazer uma integração com os sistemas de gestão (ERP) já utilizados pela empresa e com os portais de compra de crédito das operadoras de transporte público nas cidades, facilitando a operação.
Quando esse trabalho precisa ser feito de forma manual, com planilhas, além de ser praticamente inviável quando se tem muitos funcionários, a empresa fica sujeita a diversos tipos de erros. Eles podem ser cometidos sem intenção, mas têm o mesmo efeito.
Um bom sistema também vai oferecer a possibilidade de conhecer as melhores rotas de transporte público para cada colaborador, fazendo com que seja possível economizar nesse quesito. Há de se considerar, inclusive, o fato de todas as operações ficarem registradas e disponíveis para que se faça uma análise do histórico de dados.
Isso é importante tanto para verificar se existem opções mais econômicas quanto para eventuais controles e outras análises que podem ser necessárias ao longo do tempo.
Agora que você já conhece um pouco melhor o significado de gestão de vale-transporte e como ferramentas digitais podem ajudar a fazê-la, que tal aprofundar seus conhecimentos sobre a legislação vigente? Confira, nos tópicos abaixo, o que é proibido fazer em relação ao vale-transporte e certifique-se de que a sua empresa está em compliance.
A primeira regra referente ao vale-transporte é a sua obrigatoriedade: nenhuma empresa pode deixar de pagá-lo para os funcionários contratados sob o regime CLT. O primeiro passo para se organizar melhor e fazer uma gestão inteligente é estimar com precisão os custos do vale-transporte sobre a folha de pagamento, e os descontos que podem ser realizados.
Também é preciso ter controle das variações que influenciam seu valor final — como o número de dias úteis em um mês.
Cabe, também, aos funcionários se certificar do uso correto do vale-transporte. Assim, a equipe de RH deve ter recursos para acompanhar o uso do benefício pelos colaboradores e detectar qualquer tipo de fraude.
Segundo a legislação, é falta grave no exercício do direito a esse benefício declarar falsamente o endereço em que reside e trocar o vale-transporte por dinheiro, vendendo-o para terceiros. É o decreto nº 95.247/87 que estabelece essas diretrizes. Fraudes dessa natureza são passíveis de punições severas, como a demissão por justa causa.
Pagar o vale-transporte em dinheiro também é uma atitude vedada por lei. O benefício não tem natureza salarial, portanto, não pode ser incorporado à remuneração do colaborador, não incidindo sobre ele contribuição previdenciária ou ao FGTS.
Por se tratar de um rendimento não tributável, o vale não pode jamais ser pago em dinheiro. Ele deve ser emitido na forma de créditos em cartão de transporte, talão, cartelas ou fichas, de acordo com a prática do local em que é repassado.
Há apenas uma exceção para essa regra: no caso de trabalhadores domésticos, o contratante pode fazer o repasse em dinheiro ou ressarcir o valor necessário para o tráfego residência-trabalho. Para que isso aconteça, porém, o colaborador deve fornecer recibos referentes a cada período em que os valores foram pagos.
O vale-transporte como benefício é uma prerrogativa legal e as empresas precisam se preocupar em como o deslocamento das pessoas é feito nos trajetos entre suas casas e os locais de trabalho. Isso tem impacto direto na qualidade de vida dos empregados.
Afinal, grande parte das pessoas no Brasil passam uma parcela significativa do seu dia presas no trânsito, o que as desmotiva e diminui a energia produtiva. Por isso, é importante também incentivar outras soluções de mobilidade para além do transporte público tradicional, buscando alternativas como a utilização de bicicletas e caronas colaborativas.
Para fazer um estudo a respeito da necessidade dos seus colaboradores, vale buscar sempre o apoio de empresas especializadas e experientes no mercado.
O funcionário deve passar todos os dados pertinentes para que ele vá da casa para o trabalho, e vice-versa. Ele precisa fornecer informações sobre o trajeto, como o endereço de sua residência e os meios de transporte utilizados, para que a organização tenha conhecimento a respeito de quantos vales conceder em cada trecho.
Com isso, é possível realizar o cálculo do valor mensal, levando em conta os dias do mês em que não há expediente de trabalho. Nos 25 dias úteis do mês, caso o empregado utilize quatro vales-transporte por dia neste percurso de ida e volta, ele receberá de volta 100 vales, por exemplo.
Todavia, ainda que haja justificação, podem ser descontados os dias em que o colaborador não comparecer ao trabalho, como licenças, doenças, férias, entre outros contextos.
Apesar de o cálculo dos descontos por número de funcionários representar uma parcela considerável das falhas que acontecem na gestão de vale-transporte, não é uma tarefa complexa. De acordo com a legislação, para quitar o benefício, a empresa tem o direito de descontar até 6% do salário do funcionário, desde que pague o remanescente.
No entanto, é muito importante destacar que o salário fixo, sem incidência de comissões, bônus e outros adicionais, é a base de cálculo para o desconto do benefício. A retenção deve ser limitada ao que foi gasto efetivamente com transporte, caso o valor do desconto ultrapasse mais do que 6% da remuneração do colaborador.
Lembrando que o vale-transporte não é um benefício de natureza salarial. Então, não pode ser considerado como base cálculo para o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) ou INSS, assim como não incide no cálculo do Imposto de Renda, já que não é configurado como rendimento tributário.
Não são poucos os casos de empregados que desconhecem as regras, direitos e obrigações pertinentes ao vale-transporte. Portanto, para que eles compreendam como funciona o benefício e os limites impostos pela legislação, é fundamental que a organização tome providências de conscientização.
Um dos aspectos mais importantes para uma boa gestão de vale-transporte é deixar as informações claras para os empregados. Isto é, todos os trabalhadores que prestam ou utilizam serviços da empresa, até mesmo, os profissionais contratados de forma temporária.
Caso o colaborador não utilize o valor integral do vale-transporte, a instituição ficará isenta da obrigação de fazer uma recarga cheia (é aqui que se aplica a complementação de crédito referente à diferença do mês anterior). Se acontecer, ainda, de ele não utilizar o benefício, a organização não tem a obrigação de conceder o vale, já que, em teoria, o funcionário ainda tem saldo.
O valor do benefício deve ser pago por meio da recarga do cartão de vale-transporte ou por meio de vales, pois a quitação em dinheiro é vedada por lei (a não ser no caso de trabalhadores remotos ou quando há uma cláusula de acordo coletivo). Além do mais, a prática jamais deve ser adotada como uma medida de contenção de outra situação, como problemas com os fornecedores dos vales.
Muitas pessoas solicitam o benefício, ainda que não tenham a intenção de utilizá-lo, pois pensam em revendê-lo. Por isso, a empresa deve informar que essa prática não é apenas uma falta grave, como também, considerada um ato ilegal de improbidade, permitindo que o funcionário seja demitido por justa causa.
Sendo assim, todas as normas e peculiaridades sobre os direitos e deveres do funcionário em relação ao benefício do vale-transporte devem ser devidamente informadas à equipe, a fim de que irregularidades sejam evitadas.
A gestão inteligente de vale-transporte é um grande desafio e pode ser adotada com o uso de softwares. Recursos como o ABSMob ajudam você a distribuir o benefício com precisão, repassar a quantidade exata de vales necessários para cada período e a obter dados importantes sobre como a sua equipe utiliza o vale-transporte.
Mas esses não são os únicos motivos para optar pelo uso do aplicativo. Com o ABSMob, sua equipe conseguirá se valer do cashback (“dinheiro de volta”), ao integrar novos modais de transporte na rotina. Os colaboradores ainda terão facilidade de se organizar melhor para o trabalho todos os dias.
Toda empresa pode melhorar as suas práticas de concessão de vale-transporte, economizando a cada mês e tornando essa parte do departamento de RH mais eficiente. Para isso, ela pode — e deve — contar com a ajuda de um parceiro para auxiliar nesse processo de gestão de benefícios e mobilidade urbana.
Ainda tem alguma dúvida sobre como fazer a gestão inteligente de vale transporte em sua empresa? Deseja compartilhar conosco alguma experiência sobre o assunto? Então, deixe o seu comentário aqui!
Engaje, Pague, Gerencie, Cuide, Movimente.
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